Konferenzräume mieten: ideal für Freiberufler und Unternehmen
Die meisten großen Firmen verfügen über eigene Konferenzräume, in denen sie Besucher empfangen oder Besprechungen und Tagungen abhalten können. Freiberufler oder kleine Unternehmen, die über keine eigenen Räumlichkeiten verfügen, können sie bei Bedarf mieten. Auch kurzfristige Mieten sind möglich.
Welche Anforderungen müssen Konferenzräume erfüllen?
In den Räumlichkeiten werden wichtige Entscheidungen getroffen. Sie müssen deshalb höchsten Ansprüchen genügen. Nicht alle Konferenzen werden über Video oder Telefon abgehalten. Noch immer kommen Vertreter der Firma mit Gästen, Geschäftspartnern oder wichtigen Kunden in Meetingräumen persönlich zusammen. Einrichtung und Ambiente des Raums vermitteln einen ersten Eindruck der Firma. Damit der positiv ausfällt, müssen einige Dinge beachtet werden. Konferenzräume sollten hell und geräumig sein. Idealerweise müssen sie auch von Personen mit eingeschränkter Mobilität gut erreichbar sein. Die großen Fenster müssen sich bei Bedarf verdunkeln lassen. Das ist wichtig für Präsentationen oder Videokonferenzen. Schalldämmung und eine Klimaanlage gehören zur Grundausstattung. Unverzichtbar sind sanitäre Einrichtungen. Manche Räume verfügen sogar über kleine Küche, in der Heißgetränke und Snacks zubereitet werden können. Viele Firmen bevorzugen einen modernen und praktischen Einrichtungsstil, bei dem ergonomische Aspekte eine große Rolle spielen. Zu den wichtigsten Punkten der Einrichtung gehört die Konferenztechnik. Allein zu diesem Thema sind schon viele Bücher und Ratgeber geschrieben worden. Zunehmend werden Konferenzen per Video oder Telefon durchgeführt. Dafür wird als Grundlage eine schnelle Internetverbindung mit großer Bandbreite benötigt.
Wie können die Räumlichkeiten eingerichtet und genutzt werden?
Große Firmen wenden sich in der Regel an spezielle Dienstleister, die sich mit der Einrichtung von Konferenzräumen befassen. Sie kommen zum Kunden und sehen sich vor Ort gründlich um. Basierend auf den Wünschen des Kunden und den Bedingungen vor Ort unterbreiten sie Vorschläge für die Einrichtung. Das hat den großen Vorteil, dass sich der Auftraggeber nicht selbst um die vielen Kleinigkeiten kümmern muss, die damit verbunden sind. Zudem kommt die gesamte Einrichtung aus einer Hand. Das ist insbesondere bei der Konferenztechnik wichtig, denn die unterschiedlichen elektronischen Geräte müssen aufeinander abgestimmt sein, um optimal zu funktionieren.
Da Einrichtung und Betrieb solcher Räumlichkeiten nicht gerade billig ist, empfiehlt es sich, sie möglichst vielseitig zu nutzen. Wegen ihrer großen Kapazität eignen sie sich hervorragend als Besprechungsräume, für Seminare und ebenso für Betriebsfeiern. Was ist aber mit Selbstständigen oder kleinen Firmen? Die können sich so einen großen Aufwand nicht leisten und verfügen meistens nicht über genügend Platz. Diese Kunden können bei Bedarf geeignete Räumlichkeiten mieten. In praktisch jeder größeren Stadt werden im Internet solche Optionen angeboten. Die Räumlichkeiten sind komplett eingerichtet, inklusive der modernsten Konferenztechnik. Sie können für längere Zeit oder auch nur stundenweise gemietet werden. Oft befinden sich die Räumlichkeiten in Business-Parks, die über eine gute Verkehrsanbindung und genügend Parkplätze verfügen.